Dalam sesebuah organisasi, bendahari memainkan peranan yang penting dalam menguruskan hal-hal kewangan. Tidak kira sama ada organisasi itu merupakan Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), kelab, persatuan, koperasi, masjid, surau, asrama, kolej, atau universiti, tugas seorang bendahari adalah kritikal untuk memastikan kestabilan dan ketelusan kewangan organisasi tersebut.
Kami akan kongsikan secara terperinci tugas-tugas utama seorang bendahari dalam pelbagai jenis organisasi, serta kepentingan peranan mereka dalam menjamin pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan.
Fungsi dan Tanggungjawab Bendahari
Tugas Asas Bendahari
Penyimpanan rekod kewangan
Tugas utama seorang bendahari adalah untuk menyimpan rekod kewangan yang lengkap dan tepat. Ini termasuk merekodkan semua transaksi kewangan seperti pendapatan, perbelanjaan, dan baki akaun.
Bendahari perlu memastikan bahawa setiap transaksi didokumentasikan dengan betul, disokong oleh resit atau invois, dan direkodkan dalam sistem perakaunan yang sesuai.
Menurut Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), semua syarikat dan pertubuhan perlu menyimpan rekod perakaunan yang lengkap sekurang-kurangnya selama 7 tahun.
Penyediaan bajet
Bendahari bertanggungjawab untuk menyediakan bajet tahunan organisasi. Bajet ini perlulah realistik, berdasarkan pendapatan dan perbelanjaan yang dijangkakan, serta selaras dengan objektif dan matlamat organisasi.
Bendahari perlu bekerjasama dengan ahli jawatankuasa lain dalam organisasi untuk memastikan bahawa bajet yang disediakan adalah komprehensif dan telus.
Sebagai contoh, dalam konteks PIBG, bendahari perlu mengambil kira keperluan sekolah, aktiviti yang dirancang, dan sumber kewangan yang ada dalam penyediaan bajet.
Pemantauan aliran tunai
Bendahari perlu memantau aliran tunai (cash flow) organisasi secara berterusan. Ini melibatkan pengesanan pendapatan dan perbelanjaan, serta memastikan bahawa organisasi mempunyai dana yang mencukupi untuk menampung operasi harian dan aktiviti yang dirancang.
Sekiranya terdapat sebarang isu aliran tunai, bendahari perlu memaklumkan kepada jawatankuasa eksekutif dan mencadangkan langkah-langkah penyelesaian yang sesuai.
Statistik daripada Bank Negara Malaysia menunjukkan bahawa pada tahun 2022, sebanyak 60% daripada PKS (Perusahaan Kecil dan Sederhana) di Malaysia menghadapi masalah aliran tunai, menunjukkan kepentingan pemantauan aliran tunai yang rapi.
Penyediaan penyata kewangan
Bendahari bertanggungjawab untuk menyediakan penyata kewangan berkala, biasanya secara bulanan, suku tahunan, dan tahunan. Penyata ini termasuk Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Income Statement), Kunci Kira-Kira (Balance Sheet), dan Penyata Aliran Tunai (Cash Flow Statement).
Penyata kewangan ini perlulah tepat, lengkap, dan mengikut piawaian perakaunan yang diterima umum, seperti Malaysian Financial Reporting Standards (MFRS) atau Malaysian Private Entities Reporting Standards (MPERS). Penyata kewangan yang telus membolehkan ahli organisasi dan pihak berkepentingan memahami kedudukan kewangan organisasi dan membuat keputusan yang bermaklumat.
Tugas Bendahari dalam Konteks Khusus
Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG)
Dalam konteks PIBG, bendahari memainkan peranan penting dalam menguruskan dana yang dikumpulkan melalui yuran keahlian, sumbangan, dan aktiviti kutipan dana. Bendahari PIBG perlu memastikan bahawa dana ini digunakan secara berhemah dan telus untuk menyokong aktiviti dan program yang memanfaatkan murid sekolah.
Bendahari juga bertanggungjawab untuk menyediakan laporan kewangan untuk mesyuarat agung tahunan PIBG, di mana ibu bapa dan guru dapat mengkaji dan memberi maklum balas tentang pengurusan kewangan persatuan.
Menurut Kementerian Pendidikan Malaysia, pada tahun 2021, terdapat lebih daripada 10,000 PIBG berdaftar di seluruh negara, dengan jumlah kutipan dana melebihi RM100 juta.
Kelab dan Persatuan
Bagi kelab dan persatuan, sama ada di peringkat sekolah, kolej, universiti, atau komuniti, bendahari bertanggungjawab untuk menguruskan yuran keahlian, sumbangan, dan dana yang diperolehi melalui aktiviti kelab atau persatuan.
Bendahari perlu bekerjasama dengan ahli jawatankuasa lain untuk merancang dan melaksanakan aktiviti yang menyokong objektif kelab atau persatuan, sambil memastikan bahawa perbelanjaan tidak melebihi bajet yang diperuntukkan.
Bendahari juga perlu menyediakan laporan kewangan untuk mesyuarat agung tahunan dan memastikan bahawa akaun kelab atau persatuan diaudit secara berkala oleh juruaudit yang berkelayakan.
Koperasi
Dalam konteks koperasi, bendahari memikul tanggungjawab yang lebih besar dalam menguruskan kewangan organisasi. Ini termasuk menguruskan modal syer ahli, pinjaman, pelaburan, dan pengagihan dividen atau rebat.
Bendahari koperasi perlu memastikan bahawa semua transaksi kewangan mematuhi Akta Koperasi 1993 dan peraturan-peraturan yang berkaitan. Mereka juga perlu menyediakan penyata kewangan tahunan yang diaudit untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung tahunan koperasi.
Menurut Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), pada tahun 2020, terdapat 14,668 koperasi berdaftar di Malaysia, dengan jumlah aset bernilai RM147.1 bilion dan jumlah perolehan sebanyak RM40.3 bilion.
Masjid dan Surau
Bendahari masjid atau surau bertanggungjawab untuk menguruskan dana yang diperoleh melalui sumbangan jemaah, kutipan zakat, dan sumbangan kebajikan. Dana ini perlu digunakan secara berhemah untuk menampung perbelanjaan operasi masjid atau surau, serta untuk melaksanakan aktiviti keagamaan dan kebajikan yang memberi manfaat kepada masyarakat setempat. Bendahari perlu menyimpan rekod kewangan yang telus dan menyediakan laporan kewangan berkala untuk dibentangkan kepada jawatankuasa pengurusan masjid atau surau. Mereka juga perlu memastikan bahawa semua transaksi kewangan mematuhi prinsip-prinsip Syariah dan peraturan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa agama.
Asrama, Kolej, dan Universiti
Dalam konteks asrama, kolej, dan universiti, bendahari bertanggungjawab untuk menguruskan yuran asrama, yuran aktiviti, dan dana kebajikan pelajar. Mereka perlu bekerjasama dengan pentadbiran institusi untuk memastikan bahawa peruntukan kewangan diagihkan secara adil dan telus untuk menyokong aktiviti dan program yang memanfaatkan pelajar.
Bendahari juga perlu menyediakan laporan kewangan berkala untuk dibentangkan kepada jawatankuasa pengurusan asrama, kolej, atau universiti. Di Malaysia, terdapat 20 universiti awam, 53 universiti swasta, dan lebih daripada 400 kolej swasta yang berdaftar dengan Kementerian Pengajian Tinggi pada tahun 2022, menunjukkan kepentingan pengurusan kewangan yang cekap dalam institusi pendidikan tinggi.
Kemahiran dan Kualiti Bendahari
Pengetahuan perakaunan dan kewangan
Untuk menjadi seorang bendahari yang cekap, seseorang itu perlulah mempunyai pengetahuan asas dalam bidang perakaunan dan kewangan. Ini termasuk pemahaman tentang prinsip-prinsip perakaunan, penyediaan penyata kewangan, pengurusan bajet, dan pengendalian aliran tunai.
Bendahari juga perlu membiasakan diri dengan perisian perakaunan seperti Microsoft Excel, QuickBooks, atau MYOB untuk memudahkan tugas-tugas perakaunan dan pelaporan kewangan.
Penggunaan sistem dalam menguruskan kewangan
Yuran.my ialah sebuah platform dalam talian yang direka untuk memudahkan tugas bendahari dalam menguruskan kutipan yuran dan derma bagi pelbagai jenis organisasi, termasuk PIBG, kelab, persatuan, masjid, dan badan kebajikan.
Platform ini menawarkan penyelesaian pembayaran digital yang selamat dan cekap, di mana ahli organisasi boleh membuat pembayaran yuran atau derma secara dalam talian melalui pelbagai kaedah, seperti kad kredit, kad debit, atau perbankan internet.
Dengan menggunakan Yuran.my, bendahari dapat mengurangkan beban pentadbiran dan risiko kesilapan dalam pengendalian transaksi tunai, serta memperoleh laporan kewangan yang lebih terperinci dan telus.
Ini membolehkan bendahari menumpukan lebih banyak masa dan tenaga untuk tugas-tugas lain yang penting, seperti perancangan bajet dan pemantauan aliran tunai.
Sehingga kini, Yuran.my telah membantu lebih daripada 200 organisasi di seluruh Malaysia dalam menguruskan kutipan yuran dan derma, dengan jumlah transaksi melebihi RM10 juta.
Terperinci dan teliti
Bendahari perlu mempunyai sikap yang terperinci dan teliti dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Ini termasuk memastikan bahawa setiap transaksi kewangan didokumentasikan dengan betul, disokong oleh bukti yang mencukupi, dan direkodkan dalam sistem perakaunan dengan tepat.
Bendahari juga perlu berhati-hati dalam mengendalikan wang tunai dan memastikan bahawa semua penerimaan dan pembayaran direkodkan dengan betul untuk mengelakkan sebarang percanggahan atau salah laku.
Integriti dan akauntabiliti
Sebagai pemegang amanah dana organisasi, bendahari perlulah mempunyai integriti yang tinggi dan sentiasa bertanggungjawab dalam menjalankan tugas mereka.
Mereka perlu sentiasa telus dalam pengurusan kewangan dan bersedia untuk menjawab sebarang pertanyaan atau keraguan yang dibangkitkan oleh ahli organisasi atau pihak berkepentingan.
Bendahari juga perlu mematuhi semua peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengan pengurusan kewangan, seperti Akta Syarikat 2016, Akta Koperasi 1993, atau Akta Pertubuhan 1966, bergantung pada jenis organisasi yang mereka sertai.
Komunikasi dan kerjasama
Bendahari perlu mempunyai kemahiran komunikasi yang baik dan dapat bekerjasama dengan ahli jawatankuasa lain dalam organisasi. Mereka perlu dapat menjelaskan perkara-perkara kewangan dengan cara yang mudah difahami oleh ahli organisasi yang mungkin tidak mempunyai latar belakang kewangan.
Bendahari juga perlu bekerjasama dengan ahli jawatankuasa lain dalam merancang dan melaksanakan aktiviti atau program organisasi, sambil memastikan bahawa perbelanjaan tidak melebihi bajet yang diperuntukkan.
Kesimpulan
Peranan bendahari dalam sesebuah organisasi, tidak kira sama ada ia merupakan PIBG, kelab, persatuan, koperasi, masjid, surau, asrama, kolej, atau universiti, adalah sangat penting dalam memastikan pengurusan kewangan yang cekap, telus, dan berkesan.
Tugas-tugas utama bendahari termasuk penyimpanan rekod kewangan, penyediaan bajet, pemantauan aliran tunai, dan penyediaan penyata kewangan. Dalam menjalankan tugas-tugas ini, bendahari perlulah mempunyai pengetahuan perakaunan dan kewangan, sikap yang terperinci dan teliti, integriti yang tinggi, serta kemahiran komunikasi dan kerjasama yang baik.
Dengan melaksanakan tugas-tugas ini secara bertanggungjawab dan profesional, bendahari dapat memainkan peranan penting dalam menyokong pertumbuhan dan kemajuan organisasi mereka, serta memastikan bahawa sumber kewangan organisasi digunakan secara optimum untuk manfaat ahli dan masyarakat secara keseluruhan.