Cara Kutip Yuran PIBG

Bukan mudah untuk kutip yuran PIBG. Yang jumlah RM30 setahun pun susah, apatah lagi yang beratus-ratus ringgit setahun; seperti SBP dan MRSM. Bertuahlah kepada PIBG yang memang susah guna Yuran.my sebab dah tak perlu pening kepala lagi.

Bukannya apa, kalau tak kena gaya, memang AJK PIBG akan ada masalah untuk kumpulkan duit bagi tampung perbelanjaan untuk buat pelbagai aktiviti untuk anak-anak.

Jadi, apakah jalan terbaik atau cara yang berkesan untuk kutip yuran PIBG sekolah?

Proses ringkas kutip yuran PIBG sekolah

Sebelum itu, izinkan kami recap beberapa proses yang terlibat dalam proses kutipan.

Untuk mengutip yuran PIHAK IBU BAPA & GURU (PIBG), anda boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan jumlah yuran: Mesyuarat Agung PIBG perlu menentukan jumlah yuran yang perlu dibayar oleh setiap ahli. Biasanya, ini termasuk yuran tahunan dan kadang-kadang juga termasuk yuran khas untuk projek tertentu.
2. Beri notis kepada ahli: Beritahu semua ahli (ibu bapa dan guru) mengenai jumlah yuran yang perlu dibayar. Anda boleh menghantar surat, emel, atau mengumumkannya melalui mesyuarat sekolah atau majlis.
3. Tetapkan tempoh pembayaran: Berikan tarikh akhir untuk pembayaran yuran. Perlu diingat bahawa beberapa ahli mungkin memerlukan lebih banyak masa untuk membayar, jadi berilah tempoh yang munasabah.
4. Cara pembayaran: Tentukan kaedah pembayaran yang diterima, seperti cek, wang tunai, atau transfer bank. Pastikan untuk menyediakan maklumat yang diperlukan untuk setiap kaedah pembayaran, seperti nombor akaun bank dan arahan transfer.
5. Kutip yuran: Jika pembayaran dibuat secara langsung kepada bendahari PIBG, pastikan bendahari menyimpan rekod pembayaran yang diterima. Jika pembayaran dibuat melalui sekolah, pastikan ada sistem untuk mengenal pasti bayaran PIBG dan memastikan dana tersebut dipindahkan ke akaun PIBG.
6. Beri resit: Berikan resit kepada setiap ahli yang membayar yuran, sebagai bukti pembayaran.
7. Tinjau pembayaran: Semak rekod pembayaran secara berkala untuk mengenal pasti ahli yang belum membayar yuran. Anda mungkin perlu menghantar peringatan atau menghubungi ahli secara langsung untuk meminta pembayaran.
8. Laporkan pada mesyuarat PIBG: Laporkan status kutipan yuran pada mesyuarat PIBG, termasuk jumlah yang telah dikutip dan jumlah yang masih belum dibayar.
9. Gunakan dana dengan bijak: Pastikan dana yang dikumpulkan digunakan untuk manfaat bersama ahli PIBG dan sekolah, seperti membiayai projek, aktiviti, atau bantuan khas yang telah diluluskan oleh mesyuarat PIBG.
10. Kemas kini rekod: Pastikan rekod keahlian dan pembayaran yuran PIBG dikemas kini secara berkala, terutama jika ada perubahan dalam ahli atau jumlah yuran.

Bagaimana cara kutip yuran PIBG dengan lebih berkesan?

Bukan mudah untuk kutip yuran PIBG. Sebagai ahli jawatankuasa yang dilantik, pasti ada di antara anda yang masih menggaru kepala setiap hujung bulan kerana kekurangan dana untuk membiayai aktiviti sekolah seperti kelas tambahan, tuisyen, makan-makan untuk pelajar SPM, bantuan, derma kilat dan macam-macam lagi..

Untuk mengutip yuran persatuan PIBG (Persatuan Ibu Bapa dan Guru) sekolah dengan lebih berkesan, anda boleh mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Menyediakan senarai ahli: Pastikan anda mempunyai senarai terkini ahli PIBG, termasuk nama murid, nama ibu bapa, nombor telefon, dan alamat e-mel.
2. Menetapkan yuran dan tarikh akhir pembayaran: Tentukan jumlah yuran yang perlu dibayar oleh setiap ahli dan tarikh akhir pembayaran. Pastikan semua ahli PIBG mengetahui tentang maklumat ini.
3. Menggunakan sistem pembayaran dalam talian: Untuk memudahkan proses pembayaran, pertimbangkan untuk menggunakan sistem pembayaran dalam talian yang sedia ada seperti Yuran.my; yang mempunyai mod pembayaran seperti CIMBClicks, Maybank2u, atau aplikasi e-wallet. Ini akan memudahkan ahli PIBG untuk membuat pembayaran tanpa perlu ke sekolah.
4. Menghantar notis peringatan: Hantar notis peringatan kepada ahli PIBG yang belum membayar yuran mereka melalui SMS, e-mel, atau aplikasi komunikasi seperti WhatsApp. Pastikan untuk menyertakan jumlah yuran yang perlu dibayar, tarikh akhir pembayaran, dan cara-cara untuk membuat pembayaran.
5. Menyediakan resit pembayaran: Sediakan resit pembayaran kepada ahli PIBG yang telah membuat pembayaran. Resit ini boleh dihantar melalui e-mel atau dicetak dan diedarkan di sekolah.
6. Mengadakan mesyuarat PIBG: Adakan mesyuarat PIBG untuk membincangkan perkara yang berkaitan dengan pembayaran yuran, termasuk sebarang isu yang dihadapi oleh ahli dalam membuat pembayaran dan langkah-langkah penyelesaian.
7. Menyediakan laporan kewangan: Sediakan laporan kewangan yang merangkumi maklumat mengenai jumlah yuran yang telah dikutip dan bagaimana dana tersebut digunakan. Laporan ini perlu disediakan secara berkala dan dikongsikan dengan ahli PIBG.
8. Memberi ganjaran atau insentif: Pertimbangkan untuk memberi ganjaran atau insentif kepada ahli PIBG yang membuat pembayaran yuran tepat pada waktunya, seperti diskaun untuk aktiviti sekolah atau pemberian sijil penghargaan.
9. Menggalakkan komunikasi yang baik: Pastikan terdapat saluran komunikasi yang baik antara ahli PIBG, guru, dan pentadbiran sekolah. Ini akan membantu memastikan semua pihak mengetahui tentang yuran yang perlu dibayar dan sebarang isu yang berkaitan dengan pembayaran dapat diselesaikan dengan cepat.
10. Membuat penambahbaikan berterusan: Terus mencari cara untuk meningkatkan proses kutipan yuran PIBG dan mendengar maklum balas daripada ahli. Ini akan membantu memastikan proses ini lebih efisien dan berkesan.

Apa sistem yang ada untuk urus kutipan dan bayaran yuran PIBG?

Anda boleh cadangkan kepada ibu-bapa di dalam mesyuarat PIBG supaya bersetuju untuk gunakanan sistem yang lebih sistematik iaitu Yuran.my.

Yuran.my adalah sistem pengurusan yuran PIBG dalam talian yang direka untuk menjadikan proses kutipan yuran lebih mudah, efisien, dan telus. Berikut adalah beberapa sebab mengapa kutip yuran PIBG lebih mudah dengan sistem Yuran.my:

1. Akses mudah: Sistem Yuran.my boleh diakses melalui pelbagai peranti seperti komputer, tablet, dan telefon pintar, yang memudahkan ibu-bapa pelajar di mana jua mereka berada.
2. Bayaran dalam talian: Yuran.my menyediakan pelbagai pilihan bayaran dalam talian, seperti transaksi perbankan, kad kredit, dan e-wallet. Ini menjadikan proses pembayaran lebih cepat dan mudah berbanding bayaran tunai atau cek.
3. Pengurusan automatik: Sistem Yuran.my secara automatik mengemas kini data ahli, seperti status bayaran dan jumlah yuran PIBG yang tertunggak. Ini memudahkan pihak pengurusan untuk mengesan ahli yang belum bayar yuran dan mengambil tindakan sewajarnya.
4. Penyata berkala: Yuran.my menghasilkan penyata berkala yang mengandungi maklumat terperinci mengenai yuran, bayaran, dan baki yang tertunggak. Ini membolehkan pihak pengurusan untuk mengawal aliran tunai akaun PIBG dengan lebih baik.
5. Komunikasi berkesan: Sistem Yuran.my memudahkan pihak pengurusan untuk menghantar notifikasi dan peringatan berkaitan yuran PIBG kepada ahli melalui emel atau SMS. Ini membantu meningkatkan kadar bayaran dan mengurangkan masalah tunggakan yuran.
6. Keselamatan data: Yuran.my menggunakan teknologi enkripsi yang canggih untuk melindungi data ahli dan transaksi kewangan. Ini memastikan bahawa maklumat peribadi dan data kewangan akaun PIBG dilindungi dengan sebaik mungkin.
7. Penjimatan masa dan tenaga: Dengan menggunakan sistem Yuran.my, pihak pengurusan dan lantikan PIBG dapat menjimatkan masa dan tenaga yang selalunya digunakan untuk menguruskan kutipan yuran secara manual. Ini membolehkan mereka untuk menumpukan perhatian kepada aspek-aspek penting lain dalam pengurusan PIBG, seperti pembangunan infrastruktur dan peningkatan kualiti hidup ahli.