Taekwondo merupakan seni mempertahankan diri yang berasal dari Korea. Seni bela diri ini semakin popular di Malaysia sejak kebelakangan ini. Menurut Persatuan Taekwondo Malaysia (MTA), terdapat lebih daripada 500 buah dojang (gelanggang latihan Taekwondo) berdaftar di seluruh negara dengan lebih 100,000 orang pengamal Taekwondo aktif pada tahun 2023.
Walaupun Taekwondo semakin mendapat tempat dalam kalangan rakyat Malaysia, cabaran yang sering dihadapi oleh pengusaha dojang Taekwondo adalah berkaitan kutipan yuran kelas. Ramai pelajar yang gagal membayar yuran tepat pada masanya atas pelbagai sebab. Ini boleh menjejaskan kelancaran operasi dojang dan menyebabkan tekanan kewangan kepada pengusaha.
Kelas Taekwondo
Pengurusan Kelas Taekwondo (Kelab Taekwondo)
Kami akan membincangkan tips-tips berkesan untuk membantu pengusaha dojang Taekwondo mengutip yuran kelas dengan lebih efisien. Tips-tips ini merangkumi aspek komunikasi, kaedah pembayaran, tindakan susulan dan sebagainya. Semoga perkongsian ini dapat memberi manfaat kepada semua pengusaha dojang Taekwondo di Malaysia.
Gunakan Komunikasi yang Jelas
Komunikasi yang jelas amat penting dalam memastikan pelajar dan ibu bapa mereka memahami tanggungjawab untuk membayar yuran kelas Taekwondo tepat pada masanya. Berikut adalah beberapa langkah komunikasi yang boleh dilaksanakan:
- Terangkan dengan jelas tentang struktur yuran, kadar, tempoh pembayaran dan kaedah pembayaran yang diterima semasa pendaftaran pelajar baharu. Ini boleh dilakukan secara lisan dan juga secara bertulis dalam borang pendaftaran.
- Sediakan surat pemberitahuan atau emel kepada ibu bapa sekurang-kurangnya 7 hari sebelum tarikh akhir pembayaran yuran. Nyatakan jumlah yang perlu dibayar, tarikh akhir dan cara pembayaran dengan jelas.
- Hantar reminder melalui sistem pesanan ringkas (SMS) atau aplikasi messaging seperti WhatsApp kepada ibu bapa 2-3 hari sebelum dan pada hari tarikh akhir pembayaran.
- Pamerkan poster atau banner berkaitan maklumat pembayaran yuran di dojang supaya pelajar dan ibu bapa sentiasa diingatkan tentang tanggungjawab mereka.
- Adakan sesi perjumpaan atau mesyuarat dengan ibu bapa sekurang-kurangnya 2 kali setahun untuk membincangkan tentang prestasi pembelajaran anak mereka dan juga isu-isu berkaitan yuran.
Dengan komunikasi yang jelas dan konsisten, pelajar dan ibu bapa akan lebih cakna tentang kepentingan membayar yuran tepat pada masanya. Ini dapat mengurangkan kes tunggakan yuran di dojang.
Sediakan Kaedah Pembayaran Yang Mudah
Menyediakan pelbagai pilihan kaedah pembayaran yuran dapat memudahkan ibu bapa untuk membuat pembayaran mengikut keselesaan dan kemampuan masing-masing. Antara kaedah pembayaran yang boleh disediakan oleh pengusaha dojang adalah:
- Pembayaran tunai – kaedah tradisional, sesuai untuk ibu bapa yang tinggal berdekatan dengan dojang dan selesa membuat pembayaran secara fizikal.
- Pembayaran online – lebih fleksibel kerana boleh dibuat bila-bila masa sahaja. Contoh platform yang boleh digunakan adalah perbankan internet, JomPay, FPX, DuitNow dan Touch n’ Go eWallet.
- Pembayaran menggunakan kad kredit/debit – membolehkan ibu bapa membuat bayaran yuran secara ansuran bulanan dengan lebih mudah berdasarkan had kredit kad masing-masing.
- Pembayaran melalui arahan tetap bank (standing instruction) – sesuai untuk bayaran berkala seperti yuran bulanan. Wang akan dipotong secara automatik setiap bulan dari akaun bank ibu bapa dan dikreditkan ke akaun bank dojang.
- Pembayaran menggunakan QR code – kaedah terkini yang semakin popular. Ibu bapa hanya perlu mengimbas kod QR yang disediakan oleh dojang menggunakan aplikasi e-wallet masing-masing seperti GrabPay, Boost dan Maybank QRPayBiz.
- Penggunaan sistem online Yuran.my – aplikasi yang memudahkan pembayaran oleh ibu bapa yang merangkumi FPX, kad kredit dan e-wallet
Menurut satu kajian oleh SKMM pada tahun 2022, hampir 79% rakyat Malaysia menggunakan e-wallet dalam transaksi seharian. Jadi penyediaan kaedah pembayaran digital seperti e-wallet dan QR code oleh dojang dapat menggalakkan lebih ramai ibu bapa membayar yuran dengan lebih cepat dan cekap.
Berikan Insentif untuk Pembayaran Awal
Selain menyediakan pelbagai kaedah pembayaran, pengusaha dojang juga boleh menawarkan insentif menarik untuk menggalakkan pelajar dan ibu bapa membayar yuran lebih awal atau secara lump sum. Antara insentif yang boleh ditawarkan:
- Diskaun yuran – Berikan potongan harga 5-10% jika yuran dibayar untuk tempoh 6 bulan atau setahun. Potongan harga ini sudah pasti menarik minat ibu bapa kerana dapat jimat wang dalam jangka masa panjang.
- Yuran percuma – Tawarkan tempoh yuran percuma selama sebulan atau dua bulan jika yuran dibayar untuk setahun. Contohnya, jika yuran bulanan ialah RM100, dengan membayar RM1,000 untuk setahun, pelajar akan menikmati 2 bulan yuran percuma.
- Baucar hadiah – Berikan baucar hadiah untuk pembelian peralatan Taekwondo seperti uniform (dobok), target pad dan kasut Taekwondo jika yuran dibayar awal. Ibu bapa pasti gembira kerana dapat berbelanja untuk anak mereka.
- Mata ganjaran – Perkenalkan sistem mata ganjaran untuk setiap pembayaran awal yang dibuat. Mata ganjaran terkumpul boleh ditebus dengan hadiah menarik seperti t-shirt eksklusif dojang, tiket wayang atau baucar beli-belah.
- Cabutan bertuah – Anjurkan cabutan bertuah secara berkala (suku tahunan/setengah tahun) khusus untuk pelajar yang membayar yuran tepat pada masanya. Hadiah cabutan bertuah boleh berupa pingat, piala, sijil dan wang tunai.
Dengan pelbagai insentif ini, pelajar dan ibu bapa akan lebih bersemangat untuk membayar yuran awal demi menikmati ganjaran yang ditawarkan. Ini secara tidak langsung dapat menambah baik aliran tunai dojang.
Memantau Pembayaran Yuran
Walaupun pelbagai kaedah komunikasi dan insentif telah dilaksanakan, pasti ada segelintir pelajar yang masih gagal membayar yuran tepat pada masanya. Dalam situasi ini, pemantauan dan tindakan susulan yang konsisten perlu diambil oleh pihak pengurusan dojang. Langkah-langkah berikut boleh dijadikan panduan:
- Sediakan senarai nama pelajar yang mempunyai tunggakan yuran dan pantau senarai ini setiap minggu. Jika boleh, gunakan sistem pengurusan pelajar yang mempunyai fungsi peringatan automatik untuk memudahkan pemantauan.
- Hubungi ibu bapa pelajar melalui telefon dalam tempoh 3-5 hari selepas tarikh akhir pembayaran yuran. Ingatkan mereka tentang tunggakan yuran secara profesional dan beri tempoh masa untuk menjelaskan bayaran.
- Sekiranya tiada bayaran diterima selepas 7 hari dari tarikh akhir, hantar surat atau emel peringatan kepada ibu bapa. Lampirkan salinan invois yuran yang tertunggak untuk rujukan mereka.
- Jika yuran masih belum dijelaskan selepas 14 hari, hubungi ibu bapa sekali lagi untuk menjadualkan pertemuan bersemuka bagi membincangkan tentang isu tunggakan yuran dengan lebih lanjut.
- Dalam pertemuan tersebut, cuba fahami situasi ibu bapa dan tawarkan pelan pembayaran ansuran yang bersesuaian jika mereka menghadapi masalah kewangan sementara. Tetapkan tempoh masa yang munasabah untuk menjelaskan semua tunggakan.
- Jika semua usaha di atas menemui jalan buntu, pertimbangkan untuk menghantar surat amaran rasmi atau Notice of Demand (NOD). NOD ini memberi tempoh 7 hari untuk pelajar menjelaskan yuran tertunggak, jika tidak tindakan undang-undang akan diambil.
- Sekiranya NOD dikeluarkan pun pelajar masih gagal membayar yuran, pengusaha dojang boleh memfailkan tuntutan di Mahkamah Sesyen atau Tribunal Tuntutan Pengguna mengikut jumlah tunggakan yuran. Bagaimanapun, tindakan undang-undang harus menjadi pilihan terakhir kerana ia melibatkan kos dan masa yang agak lama.
Data daripada MTA menunjukkan hanya 5% daripada dojang berdaftar di Malaysia pernah mengambil tindakan undang-undang terhadap pelajar yang gagal membayar yuran dalam tempoh 5 tahun kebelakangan ini (2018-2022). Ini membuktikan banyak kes tunggakan yuran dapat diselesaikan secara baik melalui komunikasi dan kompromi antara dojang dan pelajar.
Menyimpan Rekod Kewangan
Penyimpanan rekod kewangan yang lengkap dan kemas amat kritikal dalam memastikan kutipan dan pengurusan yuran kelas Taekwondo berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa tip untuk menyimpan rekod kewangan dojang dengan lebih efektif:
- Gunakan perisian perakaunan dalam talian yang mudah seperti Wave Apps atau Xero untuk menyimpan rekod pendapatan yuran dan perbelanjaan dojang. Dengan sistem perakaunan berkomputer, rekod kewangan lebih selamat, senang dicapai dan mengurangkan risiko kesilapan.
- Keluarkan resit atau invois rasmi kepada pelajar untuk setiap bayaran yuran yang diterima, sama ada secara tunai atau digital. Pastikan resit/invois mempunyai nombor siri, tarikh, nama pelajar, tempoh bayaran dan amaun yang betul.
- Asingkan akaun bank untuk transaksi perniagaan dojang dan transaksi peribadi. Ini untuk mengelakkan percampuran wang dan memudahkan penyediaan penyata kewangan pada akhir bulan/tahun.
- Simpan resit asal setiap perbelanjaan yang berkaitan dengan operasi dojang seperti sewa, utiliti, pembelian peralatan, yuran lesen dan sebagainya. Resit ini menjadi bukti penting ketika pengauditan akaun tahunan dojang.
- Lantik akauntan bertauliah untuk menyediakan penyata kewangan rasmi dojang setiap tahun. Penyata yang telah diaudit memberi gambaran sebenar prestasi kewangan perniagaan dan membantu dalam membuat perancangan strategik untuk tahun berikutnya.
- Simpan semua rekod kewangan sekurang-kurangnya untuk tempoh 7 tahun atas tujuan percukaian dan audit. Rekod kewangan yang lengkap dapat mengurangkan masalah sekiranya berlaku siasatan cukai atau tuntutan undang-undang terhadap dojang pada masa hadapan.
Menurut Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), lebih 45% daripada perniagaan kecil dan sederhana (PKS) di Malaysia gagal mengemukakan dokumen sokongan yang lengkap semasa audit cukai pada tahun 2021. Jadi penyimpanan rekod kewangan yang teratur bukan sahaja membantu dalam kutipan yuran, malah mengelakkan dojang daripada dikenakan penalti cukai oleh pihak berkuasa.
Kesimpulan
Mengutip yuran kelas Taekwondo memerlukan komitmen, disiplin dan kesabaran daripada pihak pengurusan dojang. Kombinasi komunikasi yang jelas, kepelbagaian kaedah pembayaran, insentif untuk bayaran awal, tindakan susulan yang konsisten dan rekod kewangan yang kemas mampu memastikan aliran pendapatan dojang sentiasa stabil dan positif.
Pengusaha dojang juga perlu sentiasa bersikap profesional, bertimbang rasa dan fleksibel dalam berurusan dengan pelajar dan ibu bapa berkaitan isu yuran. Sebarang pertikaian tentang tunggakan yuran haruslah diselesaikan secara baik dan diplomasi.
Semoga perkongsian tips ini memberi banyak manfaat kepada semua pengusaha dojang Taekwondo dalam mengukuhkan kedudukan kewangan organisasi masing-masing. Kutipan yuran yang efisien akan memastikan kelangsungan operasi dan membolehkan dojang terus menyumbang kepada perkembangan seni mempertahankan diri Taekwondo di Malaysia.