Senarai Semak Audit Tahunan Sekolah KAFA: 18 Perkara Sebelum Juruaudit Datang

Kebanyakan teguran audit di sekolah KAFA bukan berpunca daripada salah guna wang. Ia berpunca daripada rekod yang tidak lengkap, atau rekod yang ada tetapi tidak dapat dicari pada hari juruaudit datang.

Bahagian A

Dokumen kewangan

1. Buku tunai dikemas kini sehingga tarikh akhir tempoh
2. Semua buku resit rasmi, termasuk buku yang telah habis digunakan
3. Resit yang dibatalkan, dicop BATAL, masih berada di dalam buku
4. Baucar bayaran lengkap dengan dokumen sokongan
5. Penyata bank bagi setiap bulan dalam tempoh
6. Penyesuaian bank bagi setiap bulan
7. Slip kemasukan bank bagi semua kutipan
8. Rekod wang runcit dan baucar kecil

Bahagian B

Dokumen tadbir urus

9. Minit mesyuarat jawatankuasa bagi tempoh berkenaan
10. Rekod pelantikan bendahari dan penandatangan cek
11. Kelulusan bertulis bagi perbelanjaan besar
12. Surat kebenaran bagi sesiapa yang dibenarkan memungut wang
13. Daftar aset bagi barang bernilai melebihi RM1,000

Bahagian C

Rekod murid dan yuran

14. Senarai murid berdaftar mengikut kelas
15. Kadar yuran yang diluluskan jawatankuasa
16. Rekod bayaran setiap murid bagi tempoh berkenaan
17. Senarai tunggakan dengan jumlah dan tempoh
18. Rekod pengecualian atau pengurangan yuran, berserta kelulusannya

Nombor 16 hingga 18 adalah bahagian yang paling sukar disediakan secara manual, kerana ia memerlukan rekod setiap murid sepanjang tempoh dan bukan hanya jumlah keseluruhan. Sekolah yang menggunakan perisian kutipan yuran untuk sekolah agama menjana ketiga-tiga senarai ini sebagai laporan, bukan menyusunnya semula dari buku resit.

Apa yang juruaudit sebenarnya periksa

Juruaudit tidak membaca setiap baris dalam buku tunai. Mereka menguji beberapa perkara secara sampel, dan kelemahan biasanya muncul dari empat arah yang sama.

• Kesinambungan nombor resit. Ada nombor yang hilang tanpa penjelasan? Satu nombor tercicir sudah cukup untuk membuka soalan tentang keseluruhan buku.
• Jarak antara wang diterima dan wang masuk bank. Kutipan besar yang lambat dibankkan menimbulkan persoalan, walaupun jumlahnya akhirnya betul.
• Bayaran tanpa kelulusan. Perbelanjaan besar yang tiada minit mesyuarat menyokongnya.
• Baki yang tidak sepadan. Buku tunai dan penyata bank menunjukkan angka berbeza, dan tiada penyesuaian yang menerangkan sebabnya.

Tiga teguran yang paling biasa, dan cara mengelaknya

Rekod tidak lengkap kerana bendahari bertukar

Serahan tugas tanpa penutupan buku yang disahkan meninggalkan lompang yang tiada siapa boleh terangkan setahun kemudian. Selesaikan tiga perkara pada hari serahan, bukan selepasnya: buku tunai ditutup dan disahkan sehingga tarikh serahan, penyesuaian bank dibuat, dan senarai semua dokumen diserahkan secara bertulis dengan tandatangan kedua-dua pihak.

Sumbangan bertujuan khusus tidak diasingkan

Wang yang dikutip untuk tujuan tertentu, sama ada pembinaan, bantuan murid atau program khas, mesti boleh dijejaki secara berasingan sehingga ia dibelanjakan untuk tujuan asalnya. Apabila ia dicampur ke dalam dana am, sekolah kehilangan keupayaan membuktikan wang itu digunakan seperti yang dijanjikan kepada penderma.

Tunggakan tidak direkodkan

Yuran yang sepatutnya dikutip tetapi belum diterima adalah sebahagian daripada kedudukan kewangan sekolah. Ia perlu direkod sebagai jumlah tertunggak, bukan diabaikan sehingga ia dibayar. Tanpa rekod itu, penyata kewangan menunjukkan gambaran yang lebih baik daripada keadaan sebenar.

Berapa lama persediaan audit sepatutnya mengambil masa

Bagi sekolah yang menyelenggara rekod bulanan, persediaan audit adalah kerja beberapa jam. Mencetak laporan, menyusun fail, dan menyemak senarai di atas.

Bagi sekolah yang menyusun semula setahun rekod pada saat akhir, ia menjadi kerja beberapa minggu. Dan itulah waktu kesilapan paling kerap berlaku, kerana angka disusun semula daripada ingatan dan bukan daripada catatan pada hari kejadian.

Ujian yang mudah: jika hari ini juruaudit muncul tanpa notis, berapa banyak daripada 18 perkara di atas boleh dikemukakan dalam masa satu jam? Jawapan kepada soalan itu memberitahu awak berapa banyak kerja yang menunggu di hujung tahun.

Soalan lazim

Siapa yang mengaudit sekolah KAFA?

Bergantung pada struktur sekolah. Sekolah KAFA di bawah masjid atau surau diaudit sebagai sebahagian daripada akaun masjid, oleh pemeriksa yang dilantik pihak berkuasa agama negeri. Sesetengah sekolah juga melantik juruaudit dalaman daripada kalangan ahli jawatankuasa yang tidak terlibat dengan kewangan harian.

Perlukah sekolah KAFA kecil melalui audit yang sama?

Keperluan rekod tidak berubah mengikut saiz. Sekolah 60 murid dan sekolah 600 murid sama-sama perlu buku tunai, resit bersiri, baucar dan penyesuaian bank. Yang berbeza hanya jumlah transaksi, bukan jenis dokumen.

Apa yang berlaku jika satu dokumen benar-benar hilang?

Jangan cuba menghasilkan semula dokumen itu selepas kejadian. Catatkan kehilangan dalam minit mesyuarat, terangkan keadaannya, dan kemukakan apa-apa bukti sokongan yang masih ada seperti penyata bank atau rekod pembekal. Penjelasan yang jujur dan direkodkan lebih baik diterima berbanding dokumen yang disediakan kemudian.

Bolehkah rekod disimpan secara digital sahaja?

Rekod digital diterima dengan syarat ia boleh dicetak dan dikemukakan apabila diminta. Yang penting bukan bentuk simpanan, tetapi keupayaan mengeluarkan dokumen lengkap pada bila-bila masa. Sekolah yang menyimpan segalanya dalam satu komputer peribadi sebenarnya berada dalam kedudukan lebih berisiko berbanding sekolah yang menggunakan fail kertas yang tersusun.

Keperluan audit yang dinyatakan dalam artikel ini merujuk Garis Panduan Pengurusan Kewangan, Perolehan dan Aset Masjid dan Surau Negeri Selangor. Sekolah KAFA di negeri lain hendaklah merujuk garis panduan Jabatan Agama Islam negeri masing-masing.