Penyata kewangan sekolah KAFA ialah ringkasan semua terimaan dan bayaran bagi satu tempoh, disokong oleh penyesuaian bank, dan disahkan jawatankuasa sebelum dikemukakan untuk diaudit. Bagi sekolah KAFA di bawah masjid atau surau, formatnya mengikut garis panduan Jabatan Agama Islam negeri.
Di bawah ada contoh penuh yang boleh awak ikut, jadual tarikh penghantaran, dan template Excel kosong untuk dimuat turun.
Apa yang mesti ada dalam penyata kewangan sekolah KAFA
Satu set penyata yang lengkap mengandungi tiga bahagian. Kebanyakan sekolah menyediakan bahagian pertama sahaja, dan itulah punca teguran audit yang paling biasa.
- Penyata terimaan dan bayaran. Semua wang masuk dan keluar bagi tempoh berkenaan, dipecahkan mengikut jenis.
- Penyata kedudukan kewangan berserta nota. Baki bank, wang di tangan, dan apa-apa jumlah tertunggak atau belum dijelaskan.
- Penyesuaian bank. Menunjukkan baki buku tunai sepadan dengan baki penyata bank.
Contoh penyata terimaan dan bayaran
Contoh ini menggunakan angka rekaan bagi sebuah sekolah KAFA berdaftar 180 murid, untuk tempoh enam bulan berakhir 30 Jun.
| Butiran | RM |
|---|---|
| Baki bawa ke hadapan (1 Januari) | 8,420.00 |
| Terimaan | |
| Yuran bulanan murid | 54,000.00 |
| Yuran peperiksaan | 3,600.00 |
| Yuran buku dan bahan | 7,200.00 |
| Sumbangan dan derma | 2,150.00 |
| Jumlah terimaan | 66,950.00 |
| Bayaran | |
| Elaun guru | 42,000.00 |
| Bahan pengajaran dan buku | 6,850.00 |
| Utiliti dan penyelenggaraan | 4,320.00 |
| Aktiviti dan peperiksaan | 3,980.00 |
| Pentadbiran dan alat tulis | 1,240.00 |
| Jumlah bayaran | 58,390.00 |
| Baki hantar ke hadapan (30 Jun) | 16,980.00 |
Baki hantar ke hadapan mesti sama dengan baki bank selepas penyesuaian. Jika tidak sama, penyesuaian bank akan menunjukkan sebabnya.
Contoh penyesuaian bank
Penyesuaian bank menerangkan perbezaan antara baki buku tunai dan baki penyata bank. Ia bukan formaliti. Ia satu-satunya cara mengesan bayaran yang tercicir atau kutipan yang tidak pernah masuk bank.
| Baki mengikut penyata bank | 17,540.00 |
| Tolak: cek belum dikemukakan | (980.00) |
| Tambah: kutipan belum masuk bank | 420.00 |
| Baki mengikut buku tunai | 16,980.00 |
Angka akhir sepadan dengan baki hantar ke hadapan dalam penyata di atas. Itulah ujiannya. Jika dua angka ini tidak sama, penyata belum sedia untuk dihantar.
Bila penyata perlu disiapkan dan dihantar
Di Selangor, sekolah KAFA di bawah masjid dan surau menyediakan penyata bagi dua tempoh setahun, dengan tarikh penghantaran yang tetap.
| Tempoh berakhir | Tarikh hantar |
|---|---|
| 30 Jun | Sebelum akhir Ogos tahun yang sama |
| 31 Disember | Sebelum akhir Mac tahun berikutnya |
Kerja penyediaan sepatutnya bermula sebulan sebelum tarikh hantar, bukan seminggu. Penyesuaian bank bagi enam bulan mengambil masa lebih lama daripada yang dijangka apabila catatan bulanan tidak dibuat.
Lima kesilapan yang paling kerap ditegur
- Baki tidak sepadan dengan penyata bank dan tiada penyesuaian disertakan untuk menerangkan perbezaannya.
- Terimaan dicampur menjadi satu baris “yuran” tanpa memecahkan yuran bulanan, yuran peperiksaan, yuran buku dan sumbangan.
- Bayaran tanpa baucar atau tanpa dokumen sokongan seperti invois dan resit pembekal.
- Sumbangan bertujuan khusus dicampur dengan dana am, sehingga sekolah tidak dapat membuktikan wang itu digunakan untuk tujuan asalnya.
- Penyata tidak ditandatangani atau tidak dibentangkan kepada jawatankuasa sebelum dihantar.
Muat turun template penyata kewangan sekolah KAFA
Fail Excel percuma dengan formula yang sudah siap. Isi angka awak, dan jumlah terhasil sendiri. Fail ini mengandungi:
- Penyata terimaan dan bayaran, sel yang perlu diisi ditandakan kuning
- Penyesuaian bank dengan semakan automatik yang membaca SEPADAN atau TIDAK SEPADAN
- Contoh lengkap yang sudah diisi, sebagai rujukan format
- Senarai semak audit 18 perkara dengan ruang catatan
Bila penyata terhasil sendiri
Setiap angka dalam contoh di atas datang daripada data yang sekolah sudah ada. Senarai bayaran murid, resit yang dikeluarkan, dan rekod perbelanjaan. Kerja menyediakan penyata sebenarnya adalah kerja mengumpul semula data itu daripada tempat yang berlainan.
Apabila rekod berada dalam satu sistem, penyata bukan lagi kerja hujung tempoh. Ia laporan yang dijana bila diperlukan, dan angkanya sudah sepadan kerana ia datang daripada sumber yang sama. Sekolah yang menggunakan sistem kutipan yuran KAFA mencetak penyata pada hari jawatankuasa bermesyuarat, bukan menyusunnya dua minggu sebelum.
Soalan lazim
Siapa yang menandatangani penyata kewangan sekolah KAFA?
Bendahari menyediakan dan menandatangani penyata, dan ia disemak serta ditandatangani oleh pengerusi jawatankuasa atau nazir. Penyata yang hanya ditandatangani seorang tidak memenuhi prinsip pengasingan tugas.
Perlukah tunggakan yuran dimasukkan dalam penyata?
Ya. Penyata terimaan dan bayaran merekod wang yang benar-benar diterima, jadi tunggakan tidak muncul di situ. Tetapi ia perlu dinyatakan dalam nota kepada penyata, supaya jawatankuasa nampak jumlah yang sepatutnya dikutip tetapi masih belum diterima.
Bolehkah penyata disediakan menggunakan Excel sahaja?
Boleh, dan template di atas dibina untuk tujuan itu. Yang perlu diingat, Excel menyusun angka yang awak sudah ada. Ia tidak merekod bayaran setiap murid, tidak mengeluarkan resit, dan tidak mengesan siapa yang belum bayar. Kerja itu berlaku sebelum penyata disediakan.
Berapa lama penyata dan dokumen sokongan perlu disimpan?
Simpan sehingga akaun diaudit, diluluskan jawatankuasa, dan tempoh simpanan yang ditetapkan garis panduan negeri berlalu. Kerana pemeriksaan boleh berlaku tanpa notis, amalan yang selamat ialah menyimpan set lengkap bagi beberapa tahun kebelakangan dan bukan hanya tahun semasa.
Format dan tarikh penghantaran dalam artikel ini merujuk Garis Panduan Pengurusan Kewangan, Perolehan dan Aset Masjid dan Surau Negeri Selangor. Sekolah KAFA di negeri lain hendaklah merujuk garis panduan Jabatan Agama Islam negeri masing-masing.