Cara Buat Resit Rasmi Yuran KAFA yang Diterima Semasa Audit

Peraturan ini kelihatan kecil sehinggalah juruaudit membuka buku resit dan mendapati nombor 0451 hingga 0460 hilang tanpa penjelasan. Artikel ini menerangkan apa yang menjadikan sesuatu resit itu sah.

Maklumat yang wajib ada pada setiap resit

• Nama penuh sekolah dan nama masjid atau surau induk, jika berkenaan
• Nombor siri resit, dicetak, bukan ditulis tangan
• Tarikh bayaran diterima
• Nama pembayar dan nama murid
• Butiran bayaran, yuran bulan mana, atau yuran apa
• Jumlah dalam angka dan perkataan
• Kaedah bayaran, tunai, pindahan bank, atau dalam talian
• Tandatangan pegawai kewangan yang diberi kuasa

Butiran bayaran adalah medan yang paling kerap ditinggalkan kosong, dan ia yang paling menyusahkan enam bulan kemudian apabila tiada siapa dapat mengesahkan resit itu untuk yuran bulan Mac atau bulan April.

Peraturan buku resit yang ramai tidak tahu

1. Satu buku resit sahaja pada satu masa. Dua buku digunakan serentak bermakna dua siri nombor berjalan bersama, dan jejak audit terputus.
2. Nombor tidak boleh dilangkau atau dibiar kosong. Setiap nombor mesti dikira, sama ada digunakan atau dibatalkan.
3. Resit batal disimpan. Cop BATAL, kekalkan salinan asal dan pendua dalam buku.
4. Resit dikeluarkan serta-merta. Bukan pada penghujung hari, dan bukan selepas wang dibankkan.
5. Cek tertangguh tidak layak resit rasmi. Resit dikeluarkan hanya apabila bayaran benar-benar diterima.

Peraturan ini dipetik dari Garis Panduan Pengurusan Kewangan, Perolehan dan Aset Masjid dan Surau Negeri Selangor. Semak garis panduan Jabatan Agama Islam negeri anda untuk keperluan tempatan.

Resit bercetak berbanding resit digital

Buku resit bercetak masih diterima di mana-mana, tetapi ia membawa tiga kelemahan yang tetap: ia perlu dibeli semula, ia boleh hilang, dan hanya orang yang memegang buku itu tahu apa yang ada di dalamnya.

Resit digital menyelesaikan ketiga-tiganya, penomboran siri dijana automatik tanpa boleh dilangkau, salinan tidak boleh hilang, dan ibu bapa menerima salinan mereka sendiri tanpa perlu ke pejabat sekolah.

Yang perlu dipastikan ialah resit digital mengandungi kesemua medan wajib di atas dan boleh dikemukakan bila juruaudit memintanya. Amalan biasa di kebanyakan sekolah KAFA: ketua guru membawa komputer riba semasa audit dan menunjukkan rekod terus di skrin kepada juruaudit, tanpa perlu mencetak dahulu. Ini kerap kali cukup, kerana juruaudit menguji secara sampel, bukan menyemak setiap resit satu persatu.

Jika sekolah memerlukan salinan bercetak dalam jumlah besar untuk fail audit, resit boleh dimuat turun satu-satu tanpa kos tambahan. Eksport pukal (banyak resit sekali gus dalam satu fail) bukan ciri layan diri buat masa ini, ia disediakan sebagai perkhidmatan berbayar melalui pasukan Yuran.my apabila sekolah memerlukannya. Bagi kebanyakan sekolah, tunjuk terus di skrin semasa audit sudah memadai, jadi keperluan ini jarang timbul. Sekolah yang urus yuran sekolah KAFA secara online boleh pilih mana-mana cara mengikut apa yang juruaudit minta pada hari berkenaan.

Empat kesilapan yang menyebabkan teguran audit

• Resit ditulis kemudian, secara pukal. Tarikh resit tidak sepadan dengan tarikh wang diterima.
• Satu resit untuk beberapa murid. Setiap pembayar perlu resit sendiri.
• Jumlah ditulis dalam angka sahaja. Angka boleh diubah, perkataan tidak.
• Buku resit lama dibuang selepas habis. Buku yang telah digunakan adalah rekod audit.

Soalan lazim

Bolehkah sekolah KAFA guna resit yang dicetak sendiri?

Boleh, dengan syarat ia bernombor siri, dicetak dalam salinan pendua, dan mengandungi semua medan wajib. Yang tidak dibenarkan ialah resit yang nombornya ditulis tangan.

Bagaimana jika resit hilang selepas diberi kepada ibu bapa?

Salinan pendua kekal dengan sekolah, jadi rekod tidak terjejas. Sekolah boleh mengeluarkan salinan yang ditanda SALINAN, bukan resit baharu dengan nombor baharu.

Perlukah resit untuk bayaran secara pindahan bank?

Ya. Resit rasmi diperlukan untuk semua terimaan tanpa mengira kaedah bayaran. Slip pindahan bank bukan resit sekolah.

Artikel lain dalam siri ini: tugas bendahari sekolah KAFA, senarai semak audit tahunan, contoh penyata kewangan sekolah KAFA.