Tugas Bendahari Sekolah KAFA: 9 Tanggungjawab dan Rekod yang Wajib Disimpan

Di kebanyakan sekolah KAFA, peranan bendahari dipegang oleh guru atau ahli jawatankuasa masjid yang sudah pun ada tugas lain. Itu sebabnya kebanyakan teguran audit bukan berpunca daripada niat, tetapi daripada rekod yang tidak lengkap.

Siapa yang boleh menjadi bendahari sekolah KAFA?

Bendahari dilantik oleh jawatankuasa sekolah atau jawatankuasa masjid, dan pelantikan itu direkodkan dalam minit mesyuarat. Untuk sekolah KAFA yang beroperasi di bawah masjid atau surau, orang yang memegang kunci kewangan mesti dinamakan secara rasmi, bukan sekadar orang yang biasa uruskan duit.

Nama bendahari juga muncul sebagai penandatangan cek. Di Selangor, cek memerlukan sekurang-kurangnya dua tandatangan: bendahari bersama nazir atau setiausaha. Tiada seorang pun boleh menandatangani sendirian.

Sembilan tugas teras bendahari sekolah KAFA

1. Menerima dan merekod semua kutipan. Yuran bulanan, yuran peperiksaan, yuran buku, aktiviti dan sumbangan, setiap satu direkod pada hari ia diterima.
2. Mengeluarkan resit rasmi serta-merta. Bukan hujung minggu, bukan bila sempat. Resit dikeluarkan pada waktu bayaran diterima.
3. Memasukkan wang ke bank dalam tempoh ditetapkan. Di Selangor, kutipan melebihi RM500 mesti dibankkan pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. Sekolah yang menggunakan sistem yuran sekolah KAFA tidak lagi berhadapan dengan tiga tugas pertama ini secara manual, kerana kutipan, resit dan kemasukan bank berlaku serentak.
4. Menyelenggara buku tunai. Setiap terimaan dan bayaran dicatat mengikut tarikh, dengan rujukan resit atau baucar.
5. Menyediakan baucar bayaran. Setiap perbelanjaan perlu baucar dengan dokumen sokongan, invois, resit pembekal, atau kelulusan jawatankuasa.
6. Membuat penyesuaian bank. Baki buku tunai diselaraskan dengan penyata bank setiap bulan, bukan setahun sekali.
7. Membentangkan laporan kepada jawatankuasa. Ringkasan kedudukan kewangan dibawa ke setiap mesyuarat.
8. Menyediakan penyata kewangan berkala. Di Selangor, penyata disediakan bagi tempoh berakhir 30 Jun dan 31 Disember.
9. Menyimpan rekod untuk audit. Semua buku, baucar dan penyata mesti boleh dikemukakan bila diminta, dan pihak berkuasa agama negeri boleh mengaudit tanpa notis.

Rekod yang wajib disimpan

Senarai di bawah adalah dokumen minimum yang perlu ada bila juruaudit datang. Kekurangan mana-mana satu adalah punca teguran yang paling biasa.

• Buku tunai. Rekod harian semua terimaan dan bayaran.
• Buku resit rasmi. Bernombor siri, salinan pendua dikekalkan.
• Baucar bayaran beserta dokumen sokongan.
• Penyata bank bulanan dan rekod penyesuaian.
• Daftar aset bagi barang bernilai melebihi RM1,000.
• Minit mesyuarat yang merekodkan kelulusan perbelanjaan besar.

Lima peraturan yang paling kerap dilanggar

Bukan kerana bendahari cuai, kerana peraturan ini jarang diberitahu secara jelas.

1. Menggunakan lebih daripada satu buku resit serentak. Hanya satu buku resit boleh digunakan pada satu-satu masa.
2. Membuang resit yang dibatalkan. Resit batal perlu dicop BATAL dan kekal di dalam buku untuk pemeriksaan audit.
3. Menandatangani cek kosong terlebih dahulu. Dilarang sama sekali, walaupun untuk memudahkan urusan.
4. Membayar perbelanjaan terus daripada wang kutipan. Semua kutipan mesti masuk bank dahulu, perbelanjaan dibuat melalui baucar.
5. Menyimpan tunai melebihi had. Kutipan besar tidak boleh disimpan menunggu bila ada masa ke bank.

Peraturan di atas dipetik dari Garis Panduan Pengurusan Kewangan, Perolehan dan Aset Masjid dan Surau Negeri Selangor. Sekolah KAFA di negeri lain hendaklah merujuk garis panduan Jabatan Agama Islam negeri masing-masing.

Apa yang perlu berlaku bila bendahari bertukar

Pertukaran bendahari adalah titik paling kerap rekod hilang. Sebelum serahan, tiga perkara mesti selesai: buku tunai ditutup dan disahkan sehingga tarikh serahan, penyesuaian bank dibuat, dan senarai semua dokumen diserahkan secara bertulis dengan tandatangan kedua-dua pihak.

Bila rekod kewangan berada dalam sistem berpusat dan bukan dalam fail peribadi seseorang, serahan menjadi perkara satu petang, bukan projek dua minggu mencari fail di komputer lama.

Soalan lazim

Bolehkah guru menjadi bendahari sekolah KAFA?

Boleh, jika dilantik secara rasmi oleh jawatankuasa dan pelantikan itu direkodkan. Yang tidak dibenarkan ialah sesiapa memungut wang tanpa kebenaran bertulis jawatankuasa.

Berapa lama rekod kewangan perlu disimpan?

Tiada peraturan khusus KAFA untuk tempoh simpanan. Piawaian yang terpakai ialah keperluan LHDN am di bawah Seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan 1967, iaitu rekod disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun dari akhir tahun berkaitan. Sekolah KAFA yang beroperasi di bawah masjid atau surau digalakkan mengikut tempoh yang sama sebagai amalan berhemat, walaupun tiada kewajipan cukai pendapatan langsung.

Perlukah sekolah KAFA kecil ada bendahari berasingan?

Ya. Prinsip pengasingan tugas terpakai tanpa mengira saiz, orang yang memungut wang dan orang yang meluluskan perbelanjaan sepatutnya bukan orang yang sama.

Rujukan tempoh simpanan rekod: Seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan 1967 dan Ketetapan Umum LHDN No. 5/2000 (Dipinda). Artikel lain dalam siri ini: senarai semak audit tahunan, contoh penyata kewangan, cara buat resit rasmi. Untuk panduan tugas bendahari bagi organisasi lain (PIBG, kelab, koperasi), lihat tugas bendahari dalam organisasi.