Kepentingan Invois dan Resit dalam Urus Niaga Harian
Invois merekodkan apa yang diminta untuk dibayar. Resit merekodkan apa yang sudah dibayar. Kedua-duanya wajib disimpan kemas kerana Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) boleh memintanya semasa audit perniagaan.
Ramai anggap invois dan resit sekadar kertas kerja, sedangkan kedua-duanya adalah rekod sah yang melindungi penjual dan pembeli apabila berlaku pertikaian pembayaran.
Apa yang wajib ada pada invois
- Nama dan alamat penjual serta pembeli
- Nombor invois dan tarikh dikeluarkan
- Butiran barangan atau perkhidmatan, kuantiti dan harga seunit
- Jumlah keseluruhan dan tarikh akhir pembayaran
- Syarat pembayaran, contohnya tempoh kredit 30 hari
Invois dikeluarkan sebelum atau sejurus selepas barang/perkhidmatan diserahkan, dan ia berfungsi sebagai permintaan rasmi untuk bayaran. Ia membantu syarikat menguruskan inventori dan menjejak siapa yang belum bayar.
Apa yang wajib ada pada resit
- Tarikh dan jumlah bayaran diterima
- Kaedah bayaran, tunai, pindahan bank atau dalam talian
- Butiran pembeli dan rujukan kepada invois berkenaan, jika ada
Resit dikeluarkan selepas bayaran diterima dan menjadi bukti muktamad bahawa transaksi telah selesai. Bagi pembeli, resit adalah bukti jika berlaku pertikaian. Bagi penjual, resit adalah rekod jualan dan asas kepada laporan pendapatan.
Kedudukan dalam audit dan cukai
Setiap penjual di Malaysia wajib mengeluarkan invois dan resit bagi transaksi yang dikenakan cukai, dan LHDNM berkuasa menjalankan audit untuk memastikan ini dipatuhi. Rekod jualan yang lengkap, invois dan resit yang padan nombor dan tarikhnya, memudahkan audit dan mengelakkan teguran.
Bila kedua-duanya diperlukan sekaligus
Dalam urus niaga kredit, invois dikeluarkan dahulu sebagai permintaan bayaran, resit menyusul selepas bayaran masuk. Dalam urus niaga tunai atau dalam talian yang bayaran dibuat serta-merta, kebanyakan organisasi terus mengeluarkan resit sahaja tanpa invois berasingan, kerana permintaan dan penerimaan berlaku pada masa yang sama.
Yuran.my menjana resit automatik setiap kali ibu bapa atau ahli membuat bayaran dalam talian, lengkap dengan butiran yang diperlukan untuk rekod dan audit. Lihat sistem kutipan yuran kelab sukan.